Menentukan jumlah porsi katering dimulai dari tiga data: jumlah tamu, jam acara, dan jenis hidangan yang disajikan. Tanpa tiga hal itu, berapa pun banyaknya makanan yang dipesan tetap berisiko kurang atau justru terbuang. Cara menghitung porsi katering berikut disusun langkah demi langkah agar anggaran Anda tidak bocor.
Mulai dari Jumlah Tamu dan Tingkat Kehadiran
Undangan yang disebar tidak sama dengan jumlah orang yang hadir. Untuk acara dengan konfirmasi kehadiran (RSVP), tingkat kehadiran biasanya berkisar 80 sampai 90 persen dari undangan. Jika tamu boleh membawa pendamping tanpa konfirmasi, siapkan cadangan 10 sampai 15 persen lebih banyak.
Acara kantor pada jam kerja punya pola berbeda dibanding resepsi. Karyawan yang tinggal di kota lain mungkin hanya masuk via daring, sedangkan rekan satu lantai datang semua. Sebaiknya tanyakan ke penyelenggara acara, berapa perkiraan yang realistis, bukan angka undangan di atas kertas.
Hitung Porsi Berdasarkan Waktu Acara
Waktu penyajian menentukan seberapa banyak orang makan. Ini acuan kasar yang bisa Anda pakai sebagai titik awal:
- Pagi (07.00-09.00): 1 porsi ringan per tamu, seperti kue, roti, atau bubur.
- Siang (11.00-14.00): 1,2 sampai 1,5 porsi makan lengkap per tamu karena porsi nasi cenderung lebih besar.
- Sore (15.00-17.00): 1 porsi kudapan ditambah 0,5 porsi hidangan berat bila acara berlangsung lebih dari dua jam.
- Malam (18.00-21.00): 1,2 porsi makan lengkap per tamu, terutama jika tamu datang langsung dari kantor.
Acara yang melewati waktu makan, misalnya mulai pukul 10.00 dan selesai 13.00, perlu dua kali penyajian: kudapan pagi dan makan siang. Jangan hanya menghitung satu sesi.
Aturan Porsi per Jenis Hidangan
Untuk prasmanan, satu orang umumnya mengambil nasi sekitar 100 sampai 150 gram, lauk hewani 1 sampai 2 potong kecil, lauk nabati 2 sendok makan, dan sayur 3 sampai 4 sendok makan. Dari sana, kebutuhan total bisa dihitung.
Contoh sederhana: 200 tamu makan siang. Nasi yang dibutuhkan sekitar 20 sampai 30 kilogram beras, tergantung seberapa banyak tamu yang mengambil nasi penuh. Lauk hewani seperti ayam atau ikan dihitung 1,5 potong per orang untuk mengantisipasi tamu yang menambah. Sayur dan lauk nabati biasanya paling cepat habis, jadi siapkan 1,5 kali dari perhitungan awal.
Untuk menyusun kombinasi menu yang seimbang, lihat panduan cara menyusun menu prasmanan pernikahan yang membahas komposisi lauk, sayur, dan pencuci mulut.
Faktor yang Membuat Porsi Cepat Habis
Ada beberapa kondisi yang membuat makanan ludes lebih cepat dari perkiraan. Perhatikan daftar berikut sebelum memesan:
- Acara berlangsung lebih dari tiga jam, tamu cenderung makan dua kali.
- Hidangan favorit seperti sate, rendang, atau ayam goreng biasanya diambil dua kali.
- Tamu anak-anak dan remaja makan lebih banyak lauk daripada sayur.
- Cuaca dingin atau hujan membuat orang makan lebih lahap.
- Tidak ada makanan pembuka, sehingga tamu langsung menyerbu hidangan utama.
Menambahkan satu jenis karbohidrat alternatif seperti mie atau bihun bisa mengurangi tekanan pada nasi. Begitu juga dengan menyediakan buah potong sebagai penutup, yang membuat tamu merasa cukup tanpa menambah porsi nasi.
Menyiasati Porsi dengan Buffer dan Station
Buffer adalah cadangan makanan yang tidak disajikan sejak awal. Siapkan sekitar 10 persen dari total porsi, lalu keluarkan jika meja prasmanan mulai kosong. Cara ini lebih hemat dibanding menambah pesanan karena makanan buffer bisa disimpan untuk konsumsi panitia.
Jika jumlah tamu lebih dari 150 orang, pecah prasmanan menjadi dua atau tiga station. Antrean yang panjang membuat tamu mengambil porsi lebih banyak sekaligus karena takut kehabisan. Station terpisah memperlancar alur dan membuat porsi lebih terkontrol.
Bila acara Anda berskala besar, langkah teknis penyajiannya bisa Anda pelajari di 7 langkah menyiapkan prasmanan untuk 100 tamu, yang membahas penataan meja dan alur tamu.
Cara Mengecek Apakah Porsi Sudah Cukup
Sebelum hari acara, minta katering menyajikan sampel satu porsi standar. Timbang atau perhatikan ukuran nasi dan lauknya. Dari situ Anda bisa memperkirakan berapa banyak tamu yang bisa dilayani per kilogram bahan.
Setelah acara, catat berapa banyak makanan yang tersisa. Jika sisa lebih dari 15 persen, porsi bisa dikurangi pada acara berikutnya. Jika hampir habis sebelum acara selesai, tambahkan buffer 20 persen. Catatan ini lebih berguna daripada perkiraan di atas kertas.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa porsi standar untuk prasmanan per orang?
Untuk makan lengkap, siapkan 1,2 porsi per tamu. Angka ini sudah memperhitungkan tamu yang mengambil tambah dan yang hanya makan sedikit. Jika acara berlangsung lebih dari tiga jam, naikkan menjadi 1,5 porsi per tamu.
Apakah porsi untuk anak-anak sama dengan orang dewasa?
Tidak. Anak di bawah 10 tahun biasanya makan sekitar setengah porsi orang dewasa. Namun anak remaja bisa makan lebih banyak, terutama untuk lauk hewani. Hitung anak-anak sebagai 0,5 porsi dan remaja sebagai 1 porsi penuh.
Lebih baik pesan berlebih atau kurang?
Lebih baik sedikit berlebih, sekitar 10 sampai 15 persen, karena makanan yang kurang sulit ditambah di menit terakhir. Namun jangan berlebihan sampai 30 persen karena biaya dan makanan terbuang bertambah. Gunakan sistem buffer agar kelebihan tetap bisa dikelola.
